Tudo na ata

 

 

A ata é o documento que registra as reuniões realizadas no condomínio. Esta formalização permite aos proprietários e moradores cobrar a efetividade das ações e prazos para as decisões tomadas nestas reuniões, além de preservar a história administrativa e física do condomínio.

 

André Ferreira Zoccoli - As assembleias importantes para a administração do condomínio e a ata é o documento pelo qual se reproduz, integralmente, os fatos ocorridos na assembleia.

A ata é meio de prova da realização da assembleia, dos assuntos tratados, votados e aprovados.

 

A ata tem por finalidade documentar, dar publicidade (inclusive para aqueles que não compareceram a assembleia) e perpetuar tudo quanto tenha sido debatido e decidido em assembleia. Portanto, deve conter as informações sobre data, horário e local em que foi realizada a assembleia; nomes dos componentes da mesa diretora dos trabalhos (presidente e secretário); assuntos tratados na ordem do dia; decisões tomadas; e manifestações externadas nos debates com o uso da palavra.

 

Obrigatoriamente o presidente e o secretário e, facultativamente, o síndico. Os condôminos podem também assinar o documento, quando lavrado no momento da assembleia, sendo que geralmente os condôminos assinam uma lista de presença que faz parte da ata.

 

O ideal é lavrar a ata no decorrer da assembleia para, ao final, ser lida, votada e assinada, pois os assuntos estão ‘frescos’ e eventuais imprecisões da ata podem ser sanadas. Fiz isso durante muitos anos em milhares de assembleias que secretariei. Mas exige uma concentração enorme e também que os condôminos permaneçam reunidos por mais tempo. Por

isso, o mais comum é o secretário tomar apontamentos dos debates ocorridos na assembleia para, posteriormente, elaborar a ata para ser lida e votada numa próxima assembleia.

 

Deve ser enviada uma cópia para cada condômino. A antiga Lei dos Condomínios (4.591/64) determinava que a distribuição da cópia da ata aos condôminos fosse feita em um prazo de até oito dias. Entretanto, o Código Civil de 2002, que passou a ser a Lei dos Condomínios, não prevê esta obrigatoriedade. Sendo assim, prevalece o que estiver determinado na convenção do condomínio. Se a convenção nada prevê, recomenda-se enviar a cópia da ata com a maior brevidade possível, a fim de prestigiar o princípio da transparência.

 

Não é obrigatório, a não ser que assim esteja determinado na convenção do condomínio. Se as decisões contidas na ata foram aprovadas com os quoruns legais e procedimentos corretos, ela já tem valor legal. Contudo, o registro em cartório é recomendável, pois torna pública a decisão da assembleia.

 

Não há previsão legal expressa a respeito. Minha recomendação é conservar a ata perpetuamente. Já tive necessidade de buscar atas lavradas há mais de 15 anos para defesa dos direitos de condomínio em ação judicial.

 

Se estiver registrada em cartório, o ato foi conservado, sendo possível a reconstituição no caso de extravio. Se não estiver registrada, uma nova assembleia deve ser instalada para debater a reconstituição.

 

A presença do síndico é recomendável, pois é ele quem geralmente faz o maior uso da palavra na condução dos assuntos em debate, mas não é obrigatória. Ausente o síndico, a assembleia ocorre normalmente, sendo a ata assinada pelo presidente e secretário da mesa condutora dos trabalhos.

 

Justamente para estes casos a ata tem grande importância. Torna público o que foi debatido e decidido, dá transparência à reunião e, portanto, permite exercício do direito de cobrança

pela implementação do que tenha sido aprovado.

 

A maior armadilha a ser evitada é o laconismo excessivo, fazendo parecer aos olhos dos ausentes que a leem posteriormente que não ocorreram debates sobre os assuntos tratados.